Как правильная автоматизация улучшает управление закупками

«РТ-Информ» оптимизировал управление закупками и обеспечил сквозной контроль сделок с помощью «1С:CRM»

Estimated reading time: 5 minutes

• Оптимизация системы управления закупками и продажами в «РТ-Информ» с помощью модуля «1С:CRM».
• Успешная интеграция процессов и полный контроль над сделками.
• Ускорение создания коммерческих предложений на 30%.
• Автоматизированный контроль лимитов по договорам.
• Грамотная автоматизация как залог успеха в условиях конкуренции.

Содержание

• Новая система управления: вызовы и решения
• Необходимость в автоматизации
• Результаты внедрения
• Практические рекомендации
• Как AI и n8n помогают в контексте этой темы

Новая система управления: вызовы и решения

Перед компанией «РТ-Информ» стояла задача оптимизации управления закупками в соответствии с требованиями госкорпорации «Ростех». Все закупочные процедуры проходят централизованно, обеспечивая равные и прозрачные условия для участников рынка. Однако, как показывает практика, крупные предприятия сталкиваются с проблемами недоступности единой информационной среды для управления коммерческими сделками.

Запросы на закупку могли инициироваться менеджерами как для внутренних нужд, так и для выполнения обязательств перед заказчиками. Из-за разрозненности данных о контрагентах и сделках возникали сложности в обучении новых сотрудников и повышались риски потери важной информации. Кроме того, отсутствие единой цифровой платформы для контроля жизненного цикла сделок затрудняло мониторинг исполнения обязательств.

Необходимость в автоматизации

Система, которая бы объединила различные данные и автоматизировала процессы от инициализации до исполнения обязательств, стала необходимым условием для эффективной работы коммерческих служб. Решение было найдено в выборе модуля «1С:CRM», который совместим с «1С:ERP» и позволяет интегрировать все бизнес-процессы в единую экосистему.

Интеграция «1С:CRM» с ERP-системой открывает множество возможностей для автоматизации управления продажами и закупками. Компания «АКАМ» стала партнером по внедрению данного модуля, имея опыт в автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами и поставщиками.

Результаты внедрения

За 10 месяцев система была успешно развернута на 200 рабочих местах в шести департаментах. Интеграция всех процессов позволила достичь значительных результатов:

1. Полная прослеживаемость сделок

С использованием модуля «1С:CRM» был реализован механизм ключей аналитики, связывающий все важные объекты: от номенклатуры до конечного исполнения обязательств. Это обеспечило полную визуализацию сделок и их прогресса на всех этапах.

2. Ускорение процессов

Подготовка коммерческих предложений была ускорена на 30% благодаря автоматическому расчету различных ценовых вариантов. Менеджеры могли быстро формировать предложения на основе актуальных данных, что значительно увеличило скорость работы и улучшило сервис.

3. Контроль лимитов по договорам

Автоматизированный контроль лимитов по доходным и расходным договорам позволяет отслеживать остатки на каждом этапе сделки. Это дает возможность предотвратить продажи ниже себестоимости и исключает риски потерь.

4. Быстрая управленческая отчетность

Упрощение рутинных процессов, связанных с формированием отчетности, позволило освободить время сотрудников. Автоматизация отчетов по продажам и закупкам убирает необходимость в ручном заполнении таблиц, тем самым повышая производительность и точность данных.

Директор департамента по бизнес-приложениям «РТ-Информ» Александр Яцевич комментирует: «Проект внедрения модуля «1С:CRM» дал нам конкретные измеримые результаты, которые напрямую влияют на финансовый результат и управляемость бизнеса. Теперь мы видим не просто сделку, а ее полный жизненный цикл с привязанными лимитами, закупками и конечной маржой.»

Практические рекомендации

• Определите ключевые бизнес-процессы, которые требуют автоматизации, и начните с их интеграции в единую систему.
• Используйте современные инструменты для мониторинга и анализа эффективности управления закупками и продажами.
• Установите механизмы контроля и управления лимитами по договорам для минимизации финансовых рисков.
• Регулярно обучайте сотрудников новым процессам и инструментам для повышения их квалификации.
• Инвестируйте в технологии, которые позволят вашим командам работать эффективно и минимизировать рутинные задачи.

Как AI и n8n помогают в контексте этой темы

Внедрение искусственного интеллекта и автоматизации процессов с использованием платформы n8n может значительно улучшить управление закупками и продажами. AI-агенты способны автоматизировать множество рутинных задач, позволяя сотрудникам сосредоточиться на стратегии и принятии решений. К примеру, задачи по сбору и анализу данных могут быть полностью автоматизированы, позволяя получить актуальную информацию в реальном времени.

Использование n8n для интеграции различных систем и источников данных обеспечивает сценарное управление процессами и дает возможность существенно сократить время на выполнение предписанных задач. Таким образом, компании могут не только оптимизировать свои процессы, но и достичь значительного повышения качества обслуживания клиентов благодаря быстрому реагированию и принятию решений на основании точных данных.

Заключая, опыт компании «РТ-Информ» демонстрирует, что грамотная автоматизация управления закупками и продажами с помощью современных технологий, таких как «1С:CRM» и AI-инструментов, является залогом успеха в условиях высокой конкуренции.

Хотите внедрить AI и автоматизацию под вашу задачу — оставьте заявку на консультацию.

Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые разборы и кейсы по AI-автоматизации.

Вопросы и ответы

Вопрос 1: Как «1С:CRM» помогает в управлении закупками?
Ответ: «1С:CRM» оптимизирует данные и автоматизирует процессы, что позволяет обеспечить полный контроль над сделками и ускорить их обработку.

Вопрос 2: Какова эффективность автоматизации в «РТ-Информ»?
Ответ: Автоматизация позволила достичь ускорения процессов и повысить производительность сотрудников, освободив их от рутинных задач.

Вопрос 3: Каковы основные рекомендации для компаний по внедрению автоматизации?
Ответ: Определите ключевые процессы, используйте современные инструменты, обучайте сотрудников и инвестируйте в новые технологии.