Как автоматизация документов повышает эффективность бизнеса

Оценочное время чтения: 6 минут

Краткие итоги:

• Автоматизация обработки 142 тысяч документов снизила количество ошибок на 80%.
• Скорость обработки возросла на 20%, а операционные затраты сократились на 30%.
• Система EasyDoc поддерживает интеграцию с существующими системами и соблюдение стандартов безопасности данных.
• AI и n8n значительно ускоряют рутинные задачи.
• Автоматизация — необходимость для повышения качества услуг.

Содержание:

• Автоматизация как необходимость
• Как работает ITFB EasyDoc
• Результаты внедрения и их значение
• Применение AI и n8n в автоматизации процессов
• Практические рекомендации

В последние годы предприятий любого масштаба стремятся к автоматизации процессов, чтобы повысить эффективность и снизить ошибки. Недавний проект НПФ «Будущее» и ITFB Group — автоматизация обработки 142 тысяч документов с помощью системы ITFB EasyDoc — наглядно демонстрирует, как такие технологии могут трансформировать документооборот и повысить качество обслуживания клиентов.

После объединения фондов НПФ «Будущее» столкнулся с неизбежной задачей — обработкой огромного объема входящей корреспонденции, где почти половина (42%) документов регистрировалась вручную. Это создавало серьезные риски не только для точности регистрации, но и для оперативности, результатом чего были задержки и повышенные затраты.

Поэтому было принято решение об автоматизации документооборота и внедрении системы с повышенной точностью и скоростью обработки.

Проект был частью масштабной программы технологической консолидации, направленной на оптимизацию бизнес-процессов и адаптацию под новые реалии и требования. Важно отметить, что организация, занимающаяся управлением пенсионными активами, обязана соблюдать строгие требования по защите персональных данных в соответствии с
Федеральным законом 152-ФЗ. С учетом этого и существующего архитектурного ландшафта НПФ было решено совместно разрабатывать модуль с ITFB Group.

Выбор системы EasyDoc, обеспечивающей автоматизированное распознавание и обработку документов, ориентировался на несколько ключевых факторов: бюджет, интеграцию с существующей системой документооборота и соблюдение стандартов по безопасности данных. В результате совместной работы была создана система, в которой объединились технологии
OCR (распознавание текста),
компьютерного зрения и
больших языковых моделей. EasyDoc позволяет автоматически извлекать текст, классифицировать документы по тематике и типу, а также выделять ключевые сущности и принимать первичные решения о маршрутизации.

Ключевые требования к системе включали:

• Распознавание структурированного и неструктурированного текста с качеством не ниже 90% для печатного и 60% для рукописного текстов.
• Интеграцию с системой электронного документооборота через
  API.
• Поддержка HTR (Handwritten Text Recognition) и принципа одного окна при регистрации.

Система EasyDoc позволила значительно оптимизировать все этапы обработки документов, а успешная реализация проекта продемонстрировала практическую применимость современных технологий в бизнесе.

По итогам реализации проекта было автоматизировано 62% операций по регистрации входящих документов. Скорость обработки возросла на 20%, а операционные затраты сократились на 30%. Количество ошибок при регистрации уменьшилось на 80%. Эти показатели свидетельствуют о реальной эффективности внедренной системы и важности автоматизации бизнес-процессов.

Как отметила замгендиректора НПФ «Будущее» Виктория Бондарева, проект дигитализации улучшил качество сервиса для клиентов и способствовал повышению внутренних процессов.

«Мы видим реальный эффект цифровизации в улучшении качества сервиса для клиентов и в более высокой эффективности внутренних процессов».

Важнейшим аспектом внедрения интеллектуальных технологий, таких как AI и n8n, является их способность значительно ускорять и улучшать рутинные задачи. AI-агенты, встроенные в процесс обработки документов, могут сокращать время, затрачиваемое на ручные операции, и обеспечивать автоматизацию на уровне, который ранее был недостижим.

Как AI и n8n помогают в контексте этой темы:

• n8n предоставляет гибкую и настраиваемую платформу для интеграции различных систем и обеспечения их взаимодействия. Это позволяет легко подключать новые модули к существующему документообороту и адаптировать его под новые специфические задачи.
• Использование AI для автоматизации обработки позволяет существенно ускорить процесс классификации и извлечения текста из документов, что актуально для большой дистрибуции и работы с несколькими типами входящих обращений.
• Интеллектуальные системы могут самостоятельно адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям, что делает их идеальными для масштабируемых решений.

1. Анализ процессов: Проведите оценку текущих бизнес-процессов, чтобы выявить области, которые могут быть автоматизированы.
2. Выбор технологий: Оцените доступные решения, которые подходят для ваших нужд, такие как AI и n8n.
3. Планирование и интеграция: Продумайте процесс внедрения и интеграции новых систем в ваши существующие рабочие процессы.
4. Обучение персонала: Организуйте обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новые технологии.
5. Оценка результатов: Постоянно анализируйте показатели эффективности после внедрения, чтобы корректировать стратегии и улучшать процессы.
6. Правовая оценка: Убедитесь, что все автоматизированные процессы соответствуют требованиям законодательства о защите данных.

Система EasyDoc от ITFB Group является примером успешной автоматизации документооборота через применение AI-технологий. Она может стать основой для будущих инициатив по оптимизации бизнес-процессов и управления документооборотом как в НПФ «Будущее», так и в других организациях.

Автоматизация бизнес-процессов не просто актуальная тенденция, а необходимость для компаний, стремящихся расти и улучшать качество услуг. Хотите внедрить AI и автоматизацию под вашу задачу — оставьте заявку на консультацию. Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые разборы и кейсы по AI-автоматизации.

Что такое ITFB EasyDoc?
ITFB EasyDoc — это система, обеспечивающая автоматизированное распознавание и обработку документов, что позволяет значительно оптимизировать документооборот.

Какие преимущества дает автоматизация документооборота?
Автоматизация позволяет снизить количество ошибок, увеличить скорость обработки документов и сократить операционные затраты.

Как AI и n8n могут помочь в автоматизации?
AI может ускорить процессы классификации и извлечения данных, а n8n обеспечивает интеграцию различных систем и их взаимодействие.